Zeit für Veränderung
Die Anzahl der versandten Briefe in Deutschland sinkt. Im Jahr 2019 hat die Deutsche Post 15,9 Milliarden Briefe zugestellt, während es im Jahr 2022 rund 2 Milliarden weniger waren. Einer der Hauptgründe dafür ist die zunehmende Verwendung von E-Mails für den Schriftverkehr. In diesem Artikel möchten wir insbesondere Rechnungen betrachten und die Vorteile des digitalen Versands im Vergleich zum analogen beleuchten. In diesem Zusammenhang gehen wir davon aus, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfüllt wurden, was heutzutage bei entsprechender Beratung eine Selbstverständlichkeit ist.
Kosten sparen
Ein Sinfonie-Kunde beschreibt den offensichtlichen Beweggrund: „Durch den Rechnungsversand per E-Mail sparen wir eine Menge Geld.“ Hier denkt man normalerweise zuerst an die Porto-Ersparnis: Niemand muss mehr „Postwertzeichen“ erwerben (so die amtliche Bezeichnung der Briefmarke) oder das Porto per Frankiermaschine aufstempeln. Man muss kein Betriebswirt sein um zu erkennen, dass das Einsparpotential tatsächlich deutlich höher als das reine Porto ist: Briefmarken aufzubringen kostet Arbeitszeit – genauso wie das Falzen und Kuvertieren der Schriftstücke. Drucker, Falz- und Frankiermaschinen müssen angeschafft und gewartet werden. Vor Jahren gab es mal eine Studie, die plakativ davon sprach, dass die Gesamtkosten eines gedruckten Briefes bei ca. 5 EUR lägen.
Pro Umwelt
Ein sozialer Dienstleister betont noch einen weiteren Beweggrund, Rechnungen elektronisch zu versenden: „Wir verbrauchen viel weniger Papier, tun damit der Umwelt etwas Gutes und sparen viel Zeit ein.“ Dem wären noch weitere Umweltaspekte hinzuzufügen: z. B. Reduzierung der fachgerechten Entsorgung der Tonerkartuschen und Verminderung des Tonereinsatzes.
Dreimal Zeit sparen
Mit dem elektronischen Versand von Rechnungen wird nicht nur die oben angesprochene Arbeitszeit eingespart. Die Rechnungen kommen auch innerhalb kürzester Zeit bei den Rechnungsempfängern an – folglich ist ein schnellerer Informationsfluss gegeben.
Im dritten Schritt dürfte eine schnellere Zustellung der Rechnungen auch einen entsprechend früheren Geldeingang nach sich ziehen – die Liquidität und das Mahnwesen freuen sich in jedem Fall. Die Vorteile liegen auf der Hand und die erforderliche Technik ist vorhanden, sodass die Umsetzung oft nur von der Haltung des Unternehmens abhängig ist. Durch die Modernisierung des Rechnungsversandes können Sie Zeit und Geld auf verschiedenen Ebenen einsparen. Der ideale Zeitpunkt für eine solche Prozessänderung ist jetzt. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf den Rechnungsversand per E-Mail – kommen Sie diesbezüglich gerne auf uns zu!