Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025
Ab dem 01. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung in Kraft: Alle Unternehmen im B2B-Bereich („Business-to-Business“, d. h. Geschäftsbeziehungen zwischen mindestens zwei Unternehmen) müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Diese Maßnahme betrifft somit auch Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen, von großen Trägern bis hin zu kleinen Einrichtungen. Die gesetzliche Regelung hierzu findet sich im Wachstumschancengesetz.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die einem strukturierten Format entsprechen, welches durch die europäischen Norm EN 16931 definiert ist. Die gängigen Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung erfüllen diese Anforderungen. E-Rechnungen ersetzen nicht einfach Papier- oder PDF-Rechnungen, sondern stellen sicher, dass alle relevanten Daten elektronisch und standardisiert übermittelt werden. Eine einfache Papierrechnung, eine eingescannte Rechnung oder ein PDF ohne integrierten Datensatz erfüllen diese Anforderungen künftig nicht mehr.
Zeitplan und Übergangsregelungen
Die Einführung der E-Rechnung wird bis 2028 in mehreren Stufen vollzogen: Ab 2025 müssen alle Unternehmen Rechnungen, welche inländische steuerpflichtige Umsätze enthalten, als E-Rechnung empfangen können. Dies betrifft auch Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen, unabhängig von ihrer Größe. Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt. Der Versand von Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z. B. PDF) ist nur mit der Zustimmung des Empfängers erlaubt. Der Vorrang der E-Rechnung wird jedoch festgelegt, was bedeutet, dass alle Unternehmen den Empfang und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen müssen.
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und nicht-standardisierte elektronische Rechnungen (z. B. PDF) versenden. Bei den nicht standardisierten elektronischen Rechnungen wird jedoch weiterhin die Zustimmung des Empfängers vorausgesetzt.
Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro noch Papierrechnungen und nicht-standardisierte elektronische Rechnungen verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen, sofern sie nicht bereits vollständig auf die neuen E-Rechnungsformate gemäß EN 16931 umgestellt sind, bereits ab 2027 EDI (Electronic Data Interchange) für den Rechnungsaustausch verwenden. Dies dient als Zwischenlösung, bevor ab 2028 alle Unternehmen vollständig auf E-Rechnung umstellen müssen.
Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich ausschließlich E-Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen und nicht-standardisierte elektronische Formate sind dann nicht mehr zulässig. Die Nutzung von E-Rechnungen wird vollständig durchgesetzt.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die insbesondere für das Gesundheits- und Sozialwesen relevant sind. So reduziert sich der manuelle Aufwand für die Verarbeitung von Rechnungen erheblich. Elektronische Rechnungen können direkt in Buchhaltungssysteme integriert und automatisch verarbeitet werden. Durch den Wegfall von Papier, Druck und Postversand ergeben sich erhebliche Kostenersparnispotenziale. Ferner sind E-Rechnungen weniger fehleranfällig und ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle.
Herausforderungen und Vorbereitung
Die schrittweise Einführung der E-Rechnung ab 2025 ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Für viele Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen bedeutet die Einführung der E-Rechnung zunächst eine Umstellung. Die verbleibende Zeit sollte daher genutzt werden, um sich auf diese Umstellung vorzubereiten.
Mitarbeitende in der Buchhaltung müssen rechtzeitig in die neuen Regelungen und Prozesse eingearbeitet und geschult werden. Dies umfasst das Erstellen, Versenden, Empfangen und Archivieren von E-Rechnungen. Unberührt von der E-Rechnungspflicht bleibt die Abrechnung, die aktuell über das Datenträgeraustauschverfahren (DTA) bzw. künftig über die Kommunikation im Medizinwesen (KIM) erfolgt. Diese differenziert zu betrachtenden elektronischen Abrechnungsverfahren, zu denen spätestens ab dem 01.12.2026 in einigen Leistungsbereichen auch die vollelektronische Abrechnung innerhalb der TI unter Nutzung des Übermittlungsverfahrens KIM zählt, bleiben weiterhin gültig und müssen nicht auf das neue E-Rechnungsformat umgestellt werden.
Betroffen von den Änderungen sind jedoch alle sonstigen Geschäftspartner und Lieferanten. Auch haben erste Landkreise damit begonnen, die Einführung der E-Rechnung voranzutreiben und Anforderungen an den Inhalt und Erhalt von E-Rechnungen zu formulieren. Es ist daher sinnvoll, frühzeitig sicherzustellen, dass alle auf den Empfang und Versand von E-Rechnungen vorbereitet sind. Eine reibungslose Zusammenarbeit ist nur möglich, wenn sich alle Beteiligten möglichst früh zu diesem Thema austauschen. Möchte man die Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027 nutzen, so muss rechtzeitig sichergestellt sein, dass die jeweilige Zustimmung des Rechnungsempfängers eingeholt wird.
Mit ein wenig Vorbereitung kann die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 erfolgreich bewältigt und gleichzeitig die eigenen Geschäftsprozesse modernisiert und optimiert werden. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Lösungen auf dem neuesten Stand zu halten und bieten umfassende Unterstützung, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
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