Dokumentenverwaltung

Beliebige Leistungen z.B. die ambulanten Leistungen, Leistungen des Heimentgelts, Mieten, Heil- und Hilfsmittel können gegenüber allen Leistungsträgern monatlich oder quartalsweise abgerechnet werden. SEPA-Lastschrifteinzug oder elektronischer Datenaustausch nach §302 SGB V und §105 SGB XI können durchgeführt werden. Die fertig kontierten Buchungen (ggf. mit Informationen für die Kostenrechnung) können an die Finanzbuchhaltung über-geben werden. Debitoren und Kreditoren werden automatisch für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Nachberechnungen werden über Korrektur- oder Stornorechnungen durchgeführt.

Die Vertragsdaten zu Klienten sowie wichtige Daten wie Einstufung, Versorgungsvariante, Unterbringung etc. können erfasst und verwaltet werden. Statistiken, Grafiken, Listen inkl. der Fragebögen zur Qualitätserhebung samt Schnittstelle zum aQuaInstitut stehen zur Verfügung.

Treuhänderisch verwaltete Gelder, wie z.B. Barbeträge und Bekleidungsgelder lassen sich mit der Verwahrgeldverwaltung erfassen. Dabei wird die Rechnungslegung bzw. Sollstellung in der Finanzbuchhaltung einerseits und die Kontenführung gegenüber dem Klienten andererseits gesteuert.

Die Inventarverwaltung bringt Übersicht über die in der Einrichtung verwendeten Schlüssel, Fahrzeuge und Medizinprodukte. Neben der Inventarisierung können zu den einzelnen Inventargegenständen Einweisungen von Mitarbeitern erfasst und Tankprotokolle sowie Wartungstermine geführt werden.

Die Dokumentenverwaltung ermöglicht die Erstellung und Archivierung der ein- und ausgehenden Korrespondenz. Standardbriefe und Formulare können hinterlegt und mit den jeweiligen Personendaten automatisch von Sinfonie befüllt werden. Serienbriefe, auch Preisänderungsmitteilungen und Abwesenheitsbescheinigungen, erleichtern die tägliche Arbeit enorm.

Die Nebenkostenverwaltung beinhaltet die Verwaltung und Abrechnung von z.B. Stromzählern, Darlehen, Telefonkosten und den Import von Umsätzen aus externen Kassensystemen.

Pro Klienten können eine oder mehrere Genehmigungen (Kosten-übernahmen) mit Gültigkeitszeitraum und Stundenbudget erfasst werden. Hierbei kann z.B. nach Qualifikation des Ausführenden differenziert werden. Die geleisteten Fachleistungen werden dokumentiert und stehen für Auswertungen (z.B. Anzahl geleistet Stunden je Mitarbeitendem) und die Abrechnung zur Verfügung. Etwaige Rundungsregeln, Wegezeiten und Aufschläge für indirekte Leistungen werden berücksichtigt. Die Rechnungslegung er-folgt monatlich, per Quartal und auch als Abschlagsrechnung; auch eine Beteiligung des Klienten an den Kosten ist möglich.

Die Rote Liste® kann sowohl als Nachschlagewerk, als auch zum Erfassen neuer Medikamente verwendet werden. Das Nachschlagewerk steht allgemein als Informationsquelle, oder in Bezug zu bestehenden Verordnungen der Klienten zur Verfügung. Die Neuerfassung von Verordnungen wird durch die Rote Liste® leichter und sicherer, indem die Wirkstoffe und Darreichungsformen automatisch in das Medikamentenblatt übernommen werden. Zu-dem stehen die Herstellerinformationen zum Medikament zur Ver-fügung.

Das Individualisierungs-Kit ermöglicht es dem Sinfonie Administrator, auch nach erfolgreich abgeschlossener Projektphase ei-genständig in Sinfonie Veränderungen vorzunehmen, wenn sich beispielsweise im laufenden Betrieb neue Vorgaben zu einrichtungsinternen Einschätzungsinstrumenten, Checklisten und Ereignisprotokollen ergeben.

Natürliche und juristische Personen werden mit Stamm-, Adress- und Kontaktdaten, Leistungsträgern, rechtlichen Vertretern, Ärzten und Angehörigen verwaltet. Die Personen werden miteinander verknüpft, alle Daten werden nur einmal erfasst. Organisatorische Tätigkeiten, wie die Planung von Terminen oder die Erfassung von Gesprächen/Telefonaten sind möglich. Statistiken, Grafiken und Listen stehen zur Verfügung.

Es können Rechnungen an sonstige Personen zu verschiedenen Zeitpunkten erstellt werden, bei Bedarf auch mit Mehrwertsteuerausweis. Sonstige Personen können z.B. Mieter eines Tagungsraumes sein, Angehörige mit Übernachtungen im Gästezimmer, Kindergärten mit Küchendienstleistungen oder die Abrechnung von Fahrtdiensten.

Die Pflege- und Betreuungsdokumentation kann entsprechend der Anforderungen der Sparte und des Planungsmodells geführt und individuell angepasst werden. Verschiedene Berichtsarten sowie die Standardverlaufsdokumentation von Vitalwerten, Ein-/Ausfuhren, Nahrungs-, Sturz- oder Anfallsprotokollen sowie Schmerzdokumentation etc. stehen zur Verfügung. Weitere Themen wie Beratungsgespräche, Risikoeinschätzungen und Gruppenaktivitäten sind ebenfalls Bestandteil. Diverse Listen, Grafiken und Auswertungen runden die Dokumentation ab.

Die Medikamentenverwaltung umfasst die Dokumentation und Historisierung von Dauer- und Bedarfsmedikamenten, Injektionen/Infusionen sowie sonstige ärztliche Verordnungen. Darüber hinaus unterstützt das Anforderungs- und Bestellsystem das Medikamentenmanagement der Einrichtung. Somit wird von der Verordnung, über die Rezeptanforderung an den Arzt und Weitergabe an die Apotheke bis zur Dokumentation der Einnahme der gesamte Medikamentenprozess zu Klienten abgebildet.

Die Erweiterte Sinfonie Auswertung ermöglicht die Abbildung und Darstellung von verschiedenen Auswertungen auf Ebene der Trägerschaft oder der einzelnen Einrichtungen, ganz nach den individuellen Vorgaben. Exportmöglichkeiten für die Weiterverarbeitung mit z. B. MS Excel stehen zur Verfügung.

Mit der Mitarbeiterverwaltung werden sämtliche Stamm- und Beschäftigungsdaten übersichtlich zu einem Mitarbeiter verwaltet. Informationen wie vereinbarte Termine, Inhalte von Mitarbeitergesprächen, Zugehörigkeiten zu Gruppen können zu jeder Person hinterlegt werden. Diverse Listen stehen für Auswertungszwecke zur Verfügung.

Sie erhalten die volle Funktionalität eines E-Mail-Clients innerhalb von Sinfonie. Beliebig viele Nutzer können für allgemeine oder persönliche E-Mail-Konten in Sinfonie berechtigt werden, die bei einem Internetprovider geführt werden. Damit können die Nutzer E-Mails transportverschlüsselt empfangen oder versenden. Ein besonderer Vorzug ist, dass die E-Mails den betreffenden Personen (z. B. Klienten, Angehörige, Betreuer, Ärzte, Ämter) zugeordnet und in den entsprechenden Arbeitsmappen eingesehen werden können.

Die Mitbewerberverwaltung ermöglicht es der Einrichtung, Informationen zu anderen Einrichtungen in einer Personenmappe zu hinterlegen. Hierzu gehören zum Beispiel die Angebote der Einrichtungen wie die Arten der Betreuung, Belegungszahlen und die Entfernung zur eigenen Einrichtung. Es können auch Aktendokumente und Preise hinterlegt werden, die dann automatisch mit den eigenen Preisen verglichen werden. Ansprechpartner und deren Kontaktdaten ergänzen die Möglichkeiten der Mitbewerberverwaltung.

Sämtliche Stamm- und Akquisedaten von Interessenten sowie der Kommunikationsverlauf können erfasst werden. Dabei können Wünsche des Interessenten mit Priorisierung und Einzugsperspektive dokumentiert werden. Diverse Listen, Grafiken und Statistiken stehen zur Verfügung.

Für jeden Klienten können eine oder mehrere Heilmittelverordnungen mit ihren individuellen Angaben (z.B. Heilmittelbereich, Heilmittelart, Diagnosen, Genehmigung, Angaben zur Therapie) und den verordneten Leistungen erfasst werden. Die erbrachten Leistungen werden mittels Leistungserfassung dokumentiert und der Abrechnung zur Verfügung gestellt. Die Rechnungslegung erfolgt nach Verordnung, ggf. wird eine Zuzahlungsrechnung gegenüber dem Klienten automatisch generiert. Die Übermittlung der Abrechnungsdaten erfolgt elektronisch an die Krankenkassen.

Das Nachrichtensystem ermöglicht die Kommunikation zwischen einzelnen Nutzern und Gruppen von Nutzern innerhalb von Sinfonie. Automatisierte Nachrichten bei besonderen Ereignissen, wie z.B. Stürze, Neuaufnahmen von Klienten sowie die Möglichkeit von Rückfragen auf in Sinfonie erfasste Einträge erleichtern die Kommunikation im Alltag enorm.

In der Prozessverwaltung lassen sich einrichtungsinterne Check-listen zur Abbildung von Prozessen einpflegen. Diese können mit Sinfonie-Funktionen verknüpft werden, sodass ein effektives Ab-arbeiten der Prozesse möglich ist. Durch die Nutzung der Prozessverwaltung kann die Qualität der Abläufe sichergestellt werden.

Mit der Pflege-/Betreuungsplanung wird der Pflegeprozess von der Erhebung, über die Planung und Durchführung bis zur Evaluation abgebildet. Unterstützt werden verschiedene Planungsmodelle wie das Strukturmodell, die Pflegeplanung nach AEDLs oder auch die Betreuungs-/Förderplanung. Für alle Planungsmodelle stehen unterschiedliche fachliche Planungsansätze zur Auswahl, welche zusätzlich an spezielle Gegebenheiten individuell angepasst wer-den können. Diverse Listen und Auswertungen runden die Planung ab.

Steuern Sie Ihre Kommunikation mit anderen Akteuren aus der Sozial- und Gesundheitswirtschaft schnell und fehlerfrei direkt aus Sinfonie. Profitieren Sie, durch die interdisziplinäre Vernetzung, von den digitalen Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur und verbessern die Qualität der Versorgung Ihrer Klienten deutlich. Sinfonie bietet das Telematik Paket komplett aus einer Hand.

Das Kassenbuch ermöglicht die Anlage und Führung diverser Kassen: z.B. die Barbetragskasse (Verwahrgelder der Klienten), Gruppenkassen oder eine Bürokasse (z. B. Nachporto, Briefmarken, kleinere Anschaffungen). Buchungen können an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Die Wunddokumentation umfasst die Dokumentation von Wunden mit Lokalisation, Größe und Klassifizierung sowie den Verlauf der Wundheilung mit Informationen entsprechend der Forderungen des Expertenstandards „Pflege von Menschen mit chronischen Wunden“. Zu jedem Verlaufseintrag kann ein Foto hinterlegt wer-den. Listen und Auswertungen unterstützen das Qualitätsmanagement in der Wundversorgung.

Mit der Aufgabenplanung lassen sich Tätigkeiten auf konkrete Mitarbeiter verteilen und somit zu optimalen Arbeitsabläufen organisieren. Dabei wird sowohl bei der Planung, als auch Abarbeitung auf bereits in Sinfonie vorhandene Daten zurückgegriffen. Berücksichtigung finden organisatorische sowie personenbezogene Aufgaben. Beispielhafte Anwendungen sind anstehende Telefontermine, Passagiere in bestimmten Bustouren, Arbeitsabläufe in Wohn-/Betreuungsbereichen.

Spendeneingänge können erfasst und an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Der Einzug von Spenden / Beiträgen per Lastschrift bei automatischer Verbuchung auf dem Spenderkonto ist möglich. Unter Verwendung des Fachbereichs „Dokumentenverwaltung“ können Dankschreiben, Einzel- und Sammel-Zuwendungsbescheinigungen bei Vermeidung von Doppelbescheinigungen erstellt werden. Diverse Auswertungen und Statistiken auf Spender-, Monats- oder Projektebene geben hilfreiche Auskünfte.

Die Tourenplanung ermöglicht das Planen von Touren in verschiedenen Versorgungsformen auf Basis ärztlicher Verordnungen und allen sonstigen vereinbarten Leistungen. Die Planung der Versorgungseinsätze je Mitarbeiter erfolgt in Steckkarten- und Kalenderansicht. Einmal verplante Touren können auf künftige Planungstage automatisch oder manuell kopiert werden und stehen zum Abzeichnen auf unterschiedlichen Medien bereit. Verschiedene Plausibilitätsprüfungen weisen auf Diskrepanzen hin und ermöglichen eine optimierte Planung, welche die Grundlage für die anschließende Erfassung bis zur Primärklientenabrechnung darstellt.

Mit Sinfonie Touch haben sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen, egal, wo sie sich befinden. Unterwegs im Haus oder auf Tour. Alle Daten wie Berichte, Vitalwerte, Diagnosen, Wunden, Sturz- und Anfallskalender oder einfach nur der Impfpass sind jederzeit auf dem mobilen Endgerät greifbar, praktisch per Knopfdruck können sie die Versorgung direkt im Klientenzimmer dokumentieren. Und: Durch die Diktierfunktion wird die Dokumentation zum Kinderspiel.

Mit der Bewerberverwaltung wird der gesamte Prozess vom Bewerbungseingang, über die Bewertung bis hin zur Zu- oder Absage in einer eigenen Personen-Arbeitsmappe gesteuert. Nach Einstellung des Mitarbeiters können sämtliche Bewerberdaten direkt in die Mitarbeiterverwaltung übernommen werden.